Manual para administración y oficina

1Resumen y menú

Al entrar ves los números del día. El menú de la izquierda va por secciones que se abren y cierran (Operación, Clientes, Personal, Gestión, Sistema) y junto a cada sección ves sus pendientes: pedidos sin asignar en Despacho, reportes abiertos en Soporte, paquetes regresando en Devoluciones, llegadas que no cuadraron en Recepción y tus tareas.

💡 Si eres administrador, activa la verificación en dos pasos (aviso amarillo de arriba).

2Escanear: entrada a bodega

Cada paquete que llega a Packatelas se escanea. Eso crea el pedido en la sucursal correcta y registra el cargo al cliente.

1. 1Menú → Escanear.
2. 2Usa «Cámara» o «PDA / lector» (dispara el lector o escribe el número y Enter).
3. 3Cada lectura aparece a la derecha: nuevo, ya registrado o error con su motivo.

💡 Escanear dos veces el mismo paquete no duplica nada ni cobra doble.

3Despacho: asignar rutas por zona

A la izquierda lo que falta asignar, agrupado por colonia o CP, y debajo cada repartidor con su avance; a la derecha el mapa.

1. 1Marca una zona completa (o ábrela y marca pedidos sueltos). También puedes marcar pedidos en el mapa.
2. 2Elige el repartidor en la barra de abajo y toca «Asignar». Le llega el aviso y los ve en su ruta.
3. 3Cada repartidor muestra cuántos lleva entregados del día, su barra de avance y «Sin señal» en rojo si su ubicación no llega hace más de 10 min.
4. 4Toca un repartidor para ver sus paradas en orden en el mapa (y quitar pedidos que aún no carga).
5. 5Con mucho volumen, cambia a «Tabla» arriba del mapa para seleccionar y asignar más rápido.

💡 Los pedidos fallidos seleccionados se pueden regresar a bodega o reprogramar desde la misma barra. Las órdenes de devolución (DV-…) también se asignan aquí.

4Pedidos: lo que necesita atención

Pedidos abre en «Necesitan atención»: solo lo que hay que resolver hoy, y cada renglón dice por qué está ahí.

1. 1Filtra con los botones: sin asignar más de 2 h, 2º intento o más, ML entregado sin foto, no visitados en ML y en ruta más de 24 h. Cada uno muestra cuántos hay.
2. 2Asigna o cambia el repartidor desde el mismo renglón, sin abrir el pedido.
3. 3Los casos graves (no visitado, ML entregado sin foto) salen en rojo.
4. 4El buscador encuentra cualquier dato: folio, número de venta o de envío de ML, calle, colonia, CP, teléfono, destinatario, tienda, repartidor o estado. Puedes combinar palabras («del valle juan» = colonia Del Valle con el repartidor Juan). «En vivo» muestra lo que pasa en la calle.

5Detalle de un pedido

Todo lo que pasó con un paquete: historial con fecha, hora y quién; datos de entrega; fotos de evidencia; cobro.

1. 1«Seguimiento» abre el enlace público de rastreo; «Etiqueta» la imprime.
2. 2«Cerrar a mano» sirve cuando el repartidor no pudo cerrarlo en la app: queda en el historial con tu nombre y el motivo.

6Recolecciones

Las recolecciones del día por cliente y sucursal. Las automáticas se generan solas según los días de cada sucursal.

1. 1Navega por día con «Anterior» / «Siguiente».
2. 2Asigna cada recolección a un repartidor; las de clientes con adeudo aparecen «Bloqueadas».
3. 3Con «Nueva recolección» creas una a mano para cualquier cliente.

7Inventario por repartidor

Qué paquetes trae cada repartidor en este momento. Un paquete solo sale de su inventario cuando ML lo marca entregado y tiene foto, o cuando se recibe en bodega.

💡 Revisa la columna «Más de 24 h»: son paquetes que deberían haberse entregado o regresado.

8Devoluciones: recibir en bodega

Los paquetes cancelados o no entregados regresan a Packatelas. Primero se reciben en bodega.

1. 1Menú → Devoluciones → «1 · Recibir en Packatelas».
2. 2Escanea cada paquete que regresa: pasa de «Por recibir» a «En almacén».
3. 3«2 · La tienda recoge aquí» es solo para cuando alguien de la tienda viene por sus paquetes: al escanear quedan entregados sin repartidor.

9Crear una orden de devolución (DV)

Para llevarle a una tienda sus paquetes con un repartidor, se juntan en una orden con folio consecutivo DV-00001. No se le cobra a la tienda.

1. 1«+ Nueva devolución» (o «Crear devolución» junto a la tienda en «En almacén»).
2. 2Agrega paquetes escaneando (lector o cámara) o buscándolos en el histórico. Todos deben ser de la misma tienda.
3. 3Revisa la sucursal de entrega y agrega una nota para el repartidor si hace falta.
4. 4Toca «Crear devolución». Asígnala en Despacho; al entregarla con foto, todos sus paquetes quedan «Devuelto al vendedor».

10Recepción (vigilante)

El vigilante usa una tablet con el usuario de rol «Recepción». Sustituye la lista de papel: llegada en la mañana con firma y revisión de salida a ruta. Lo registrado se ve en Operación → Recepción.

1. 1Al empezar el turno, toca «Activar el sonido de alertas» (el zumbido avisa cuando algo no cuadra).
2. 2Identifica al repartidor escaneando el llavero de la moto con la que hizo su check matutino, o búscalo en la lista. Los de baja salen con «SIN ACCESO».
3. 3Llegada: escanea todos los paquetes que trae. Cada uno debe estar a su nombre; si no, zumbido y revisión manual. Firma en pantalla y «Firmar y dar acceso».
4. 4Salida a ruta: escanea un paquete al azar. Si es suyo, puede salir; si no, zumbido y auditoría uno por uno. Despacho recibe el aviso.

11Repartidores

La ficha de cada repartidor: si está en turno, cuántos pedidos lleva, su teléfono, vehículo, placa y su identidad de Mercado Libre Flex.

1. 1«Vincular drivers Flex» liga a cada repartidor con su cuenta de Flex para que los paquetes se asignen solos.
2. 2«Dar de alta» crea el acceso de un repartidor nuevo.

12Tareas

Asigna pendientes a cualquier persona del equipo, con prioridad, fecha límite, pasos, archivos y evidencia de cumplimiento. Solo las ven quien asigna y quien las tiene.

1. 1«+ Nueva tarea»: título, a quién, prioridad, fecha y hora objetivo, pasos y archivos.
2. 2La persona la empieza y la termina con evidencia; tú la apruebas o la regresas con observaciones.
3. 3Filtra por «Para mí» / «Asigné» y «Abiertas» / «Cerradas».

13Clientes

La lista de tiendas con su número, tarifa, sucursales, cuentas de Mercado Libre y saldo.

1. 1Busca por nombre, número de cliente o cuenta de ML.
2. 2«Nuevo cliente» da de alta una tienda; «Solicitudes» muestra las que se registraron solas.

14Ficha del cliente

Datos generales y fiscales, tarifa y forma de pago, sucursales, cuentas de ML y accesos al portal.

1. 1«Tarifa y cobro»: tarifa por envío, prepago o crédito semanal y límite de crédito.
2. 2«Acceso al portal cliente»: ve quién ha entrado y restablece contraseñas.
3. 3El saldo y si la recolección está bloqueada aparecen arriba a la derecha.

15Cobros

Saldos de todos los clientes, abonos recibidos y antigüedad de saldos.

1. 1Los recuadros suman cargos, abonos, ajustes y lo que falta por cobrar.
2. 2Las transferencias con la referencia del cliente se aplican solas; los pagos con tarjeta (Mercado Pago) también.
3. 3Toca un cliente para ver su estado de cuenta y «Registrar abono» a mano (efectivo u otro), ajustes o exenciones.

16Soporte

Los reportes que levantan las tiendas desde su portal. Respóndelos aquí: a la tienda le llega el aviso.

17Personal

La base de empleados: número (el mismo del checador), puesto, fecha de ingreso, documentos y acceso a la plataforma. Desde la ficha se da de baja (quita accesos y cierra sesiones) o se reingresa.

18Checador

Las checadas del reloj llegan solas. Aquí ves faltas, retardos, comida de más y el descuento estimado por quincena, y justificas días.

19Nómina

Genera los recibos de la quincena con percepciones y deducciones (faltas, retardos, adeudos). «Exportar CSV para transferencias» arma el archivo para pagar.

20Flotilla

Motos, documentos por vencer, check matutino del día, fallas y reparaciones, gasolina y costo por kilómetro.

21Avisos por WhatsApp

Mensajes automáticos al comprador y a la tienda con las plantillas aprobadas en Meta, el aviso al comprador por Mercado Libre y campañas como «Invitar al portal».

22Usuarios

Accesos del equipo interno y repartidores: crea usuarios, cambia contraseñas y desactiva a quien ya no debe entrar. Los accesos de las tiendas se crean desde la ficha del cliente.

23Informes

Desempeño por repartidor, cliente, zona y horario: envíos, entregas, efectividad, tiempos y carga quemada. Se pueden exportar.